Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa omaan osaamiseensa, kehitykseensä ja jaksamiseensa. Itsensä johtaminen on tärkeä työelämäntaito, joka viittaa kykyyn pitää oman kaikki oman tekemisen langat käsissä. Työpaikalla tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että työtehtävät ovat resursoitu oikein, työn tekeminen on mielekästä eikä aikataulutus pohjaudu oman muistin varaan. Oman työn johtamisen tavoitteena on huolehtia siitä, että työtehtävät tulevat tehtyä tehokkaasti ilman turhaa kuormitusta. Onnistuessaan se johtaa parantuneisiin tuloksiin sekä edesauttaa työhyvinvointia.
Miten digitaaliset työkalut auttavat oman työn johtamisessa?
Oman työn johtamisessa on viime kädessä kyse työmäärän ja -tehtävien tiedostamisesta ja työn organisoinnista. Tehokas energian kanavointi, priorisointi ja aikataulutus ovat mahdollistajia sille, että työssä onnistuu ja työntekijä voi hyvin. Yksinkertaisimmillaan tämä voi tarkoittaa esimerkiksi Teamsin laittamista älä häiritse -tilaan keskittymistä vaativaa tehtävää varten.
Jos tehtäviin tarttuminen tuntuu vaikealta ja jatkuva kiireen tunne ohjaa suurta osaa työajasta, on oman työn johtamisessa parannettavaa.
Microsoft on jatkuvasti kehittänyt oman työn johtamisessa auttavien työkalujen ominaisuuksia, mikä mahdollistaa yhä enenevissä määrin työkuorman siirtämisen pilveen. Työkuorman siirtämisellä pilveen ei tarkoiteta, että pilvipalvelut tekisivät kaikki työt puolestamme. Työkuorman siirtämisellä pilveen tarkoitetaan turhan työkuorman minimointia hyödyntämällä digitaalisia työkaluja kuten muistilistoja, tiimityökaluja, ja oman työtottumusten analysointityökaluja. Kun työkalut muistuttavat sinua ja ohjaavat työtäsi, sinä voit keskittyä paremmin itse tekemiseen.
Seuraavaksi jaan sinulle vinkkini muutamasta työkalusta, jotka olen itse kokenut hyödyllisiksi johtaessani omaa työtäni.
Muistathan kuitenkin: Jotta digitaaliset työkalut voivat tukea aidosti työtä ja edesauttaa oman työn johtamista, tulee käyttäjän osata käyttää työkaluja luontevasti niin, ettei niiden käyttö vaadi energiaa. Tämän vuoksi kouluttautuminen ja opettelu vaikuttavat oleellisesti lopputulokseen.
Microsoft To Do
Microsoft To Do on kattava tehtävienhallinnan väline Office 365 -ympäristössä, minkä avulla oman työn johtamisesta tulee organisoidumpaa. To Do:ta voi käyttää niin tietokoneella kuin näppärästi puhelimen applikaatiossa, jonne ehtii merkata lennossa mieleen tulevat asiat liikkeessäkin. Tietokone- ja mobiiliversio integroituvat yhteen saumattomasti, kun olet kirjautuneena sisään samalla tilillä molemmissa laitteissa. To Do:n voi ottaa käyttöön joko organisaation Office 365 -tunnuksella tai henkilökohtaisella Microsoft-tilillä.
To Do on siis edistynyt digitaalinen muistilista. Sen avulla voi näppärästi määrittää itselleen tehtäviä ja jokaiselle tehtävälle voi määrittää seuraavia ominaisuuksia:
- Tehtävän vaiheet, joiden avulla voi pilkkoa kokonaisuuden pienempiin osiin.
- Muistutuksen asettaminen
- Määräpäivän asettaminen: tämä on näppärää, sillä To Do lähettää muistutuksen sähköpostiisi, kun määräpäivä lähestyy.
- Tehtävän toistuvuuden asettaminen, minkä avulla voi asettaa tehtävän toistuvaksi toivomasi väliajoin (esim. kululaskut kuukausittain tai kvartaaleittainen asiakastapaaminen). ’
- Tehtävän nostaminen eri näkymiin (esim. päivän tehtävät)
- Liitetiedostot
- Tunnisteen lisääminen: tunnisteen avulla voi kategorisoida eri tehtäviä esimerkiksi saman asiakkuuden tai projektin alle.
Lisäksi tehtäviä voi ohjata kollegoille tai kokonaisia listoja voi jakaa kollegoiden kanssa.
Microsoft To Do:ssa voi myös hyödyntää erilaisia näkymiä:
Tärkeä: tänne voi nostaa näkyville sen hetken tärkeimmät tehtävät, mikä auttaa tehtävien priorisoinnissa.
Suunniteltu: Täällä näkyvät ne tehtävät, joille on asetettu määräpäivä.
Liputetut meilit: Tällä listalla näkyvät to do -listan muodossa sähköpostit, jotka ovat liputettu Outlookissa.
Omat näkymät: Käyttäjällä on mahdollisuus luoda omaan työhön sopivia näkymiä. Näitä voisivat olla esim. puhelut tai ideat.
Microsoft Planner
Planner-sovelluksen avulla voit parantaa tiimisi tuottavuutta. Plannerissa luot helposti Kanban-tauluun tehtäviä, joihin voit lisätä otsikon, kuvauksen, liitteet, määräpäivän sekä ohjata tehtävän sen vastuuhenkilölle/-henkilöille. Tehtävien edistymistä voi seurata eri näkymistä mm. aikataulun tai valmistumisasteen mukaan.
Plannerista voi rakentaa omannäköisen nimeämällä sarakkeet tarpeen mukaisesti. Plannerilla rakentaa näppärästi esimerkiksi myyntitiimin myyntiputken, projektisuunnitelman tai markkinoinnin sisältösuunnitelman.
My Analytics
MyAnalyticsin avulla voi analysoida omia työtottumuksia. Näiden seuraaminen on erityisen hyödyllistä ja tärkeää nyt, kun monien työtottumukset ovat muuttuneet etätyön vakiintuessa. Kotona töitä tehdessä tehokas ajankäyttö tai toisilla puolestaan työ- ja vapaa-ajan erottaminen voivat olla haasteista, joihon MyAnalytics tarjoaa kätevän avun. Se auttaa käyttäjää työskentelemään älykkäämmin ja parantaa keskittymistä, hyvinvointia, verkostoitumista ja yhteistyötä. Mutta miten?
Keskeytyksetön työaika:
My Analytics kertoo sinulle, kuinka paljon sinulla on keskeytyksetöntä työaikaa. Voit myös asettaa MyAnalyticsin määräämään sinulle keskeytyksetöntä työaikaa 1, 2 tai 3 tuntia päivässä. Tämä tarkoittaa sitä, että sovellus määrittää puolestasi kalenteriin ajan, jolloin muut sovelluksesi asetetaan älä häiritse -tilaan ja sinä voit keskittyä keskittymistä vaativiin tehtäviin täydellä teholla.
Hyvinvointi:
MyAnalytics kertoo sinulle, mihin käytät aikaasi ja kuinka paljon sinulla on hiljaisia päiviä eli päiviä, jolloin et tee lainkaan töitä. Se myös määrittää sinulle, mikä on häirinnyt hiljaista aikaasi ja missä määrin (esim. 60% palaverit, 40% sähköpostit). Näin sinä pystyt organisoida työtäsi entistä paremmin ja tehdä tilaa myös hiljaiselle ajalle.
Verkosto:
Saat MyAnalyticsista tietoosi, kenen kanssa teet yhteistyötä ja kuinka paljon. MyAnalytics listaa tärkeimmät yhteistyökumppanisi ja ehdottaa myös uusia henkilöitä verkostoosi. Tämä näkymä auttaa sinua tutustumaan viestintätapoihisi ja erityisesti siihen, pidätkö yhteyttä oikeiden henkilöiden kanssa.
Yhteistyö:
MyAnalytics tarjoaa sinulle myös tarkempaa tietoa yhteistyö- ja viestintätavoistasi. Saat täältä tietoosi muun muassa, miten olet keskittynyt kokouksiin tai vastannut sähköposteihin.
Oman työn johtamisen kuusi vinkkiä
- Tauota työsi ja merkkaa tauot kalenteriin
- Älä kurki työjuttuja illalla – edes sähköpostia puhelimen sovelluksesta
- Määritä työpäivälle alku ja loppu, ja irrottaudu töistä vapaa-ajallasi
- Kouluttaudu ja opettele käyttämään työn johtamista tukevia digitaalisia työkaluja
- Siirrä työkuormaa pilveen
- Ole armollinen, mutta napakka johtaja itsellesi
Yhteenveto
Oman työn johtaminen on tärkeä työelämätaito erityisesti nyt, kun etätyöt ovat tulleet jäädäkseen. Sen tavoitteena on vähentää työn kuormitusta, lisätä työn mielekkyyttä ja tehostaa tekemistä. Työn johtamista voi helpottaa digitaalisilla työkaluilla siirtämällä työkuormaa pilveen. Yksinkertaisimmillaan oman työn johtaminen tarkoittaa esimerkiksi Teamsin laittamista älä häiritse -tilaan keskittymistä vaativaa tehtävää varten.
Marko Tarvainen
(09) 41 500 530
marko.tarvainen@voicelink.fi