Kokonaisvaltaisesti hyödynnetty pilvipalvelu yritykselle koostuu kolmesta osasta, tietoturvasta ja laitehallinasta, tuottavasta työskentelystä sekä manuaalisten toimenpiteiden automatisoinnista. Koronan myötä etätyön määrä on kasvanut ja osa yrityksistä on siirtynyt hätiköidysti pilveen, ilman kunnollista suunnitelmaa ja sen toteutusta. Tästä johtuen lopputulos ei ole tietoturvallinen, optimaalisella tavalla toimiva eikä tehokas. Jatka lukemista niin saat tietää, miten rakennetaan tehokas pilvipalvelu yritykselle.
Pilvipalveluiden tehokasta hyödyntämistä yrityksille tulee kehittää kolmessa tasossa:
- Tietoturva ja laitehallinta
- Tuottavuus
- Automatisointi
Hyvä suunnittelu osaavan kumppanin kanssa ennen toimintaa koskee kaikkia näitä kolmea osa-aluetta.
Tietoturvallinen pilvipalvelu yritykselle on edellytys onnistuneelle liiketoiminnalle
Monet yritykset lähtivät koronan aikana viemään palveluitaan ja dataa itsenäisesti Microsoftin pilveen ja ottamaan käyttöön mm. Teamsin sekä muita Microsoftin tuottavuustyökaluja. Tässä kohtaa unohtui taustatyö: Ei suunniteltu, miten palvelut toimivat pilvessä, miten tiedot viedään pilveen tai mietitty, miten tietoturvatyökalut otetaan käyttöön. Mikäli nämä tärkeät vaiheet ohitetaan, tulee tulevaisuudessa tarve korjata huonosti toimivia ympäristöjä, kun ne eivät ole tukeneet yrityksen liiketoimintaa halutusti ja skaalautuneet oikealla tavalla.
Kun otetaan käyttöön pilvipalvelu yritykselle, kaiken tulee lähteä siitä, että pilvipalveluympäristö on turvallinen. Pohjatyössä tulee myös huomioida, miten Microsoft 365 otetaan käyttöön ja mitä palveluita se korvaa, jotta saavutetaan taloudellinen hyöty ja tehokas käyttö.
Pilven turvallisuudesta tulee varmistua huomioimalla tietoturvaominaisuudet sekä käyttäjäoikeudet. Jos näihin ei kiinnitetä huomiota, voi esimerkiksi yrityksen johtajalla ja varastotyöntekijällä olla oikeudet samoihin tietoihin, kuten palkkatietoihin. Tällainen toiminta tekee pilvestä haavoittuvaisen.
Aluksi on hyvä suunnitella, mitä olemassa olevia palveluita voidaan tehostaa ja mitä voidaan ottaa tilalle Microsoft-ekosysteemistä. Esimerkiksi jos käytössä on Dropbox, se voidaan ajaa alas ja ottaa käyttöön yritykselle suunniteltu SharePoint. Näin yrityksen liiketoiminnasta saadaan pois kuukausittainen kulu ja tieto on kootusti yhdessä paikassa.
Suunniteltaessa pilvipalvelu yritykselle, tulee projektiin osallistaa myös yrityksen johto, HR, sekä viestintä ja käydä yhdessä läpi, mitä pilven avulla halutaan tehdä ja voidaan saavuttaa. Tämän jälkeen pohditaan, mitkä ovat oikeat työkalut Microsoft 365 -ympäristöstä ja millä tavalla ne halutaan käyttöön. Tässä vaiheessa ja myöhemminkin tehokkuutta lisää muuttuviin työtapoihin sekä työkaluihin erikoistunut kumppani, joka auttaa ja opastaa. On tärkeää, että yrityksen sisällä johtohenkilöt sitoutetaan, jalkautetaan ja koulutetaan, jotta suunnitelma ei jää pelkäksi puheeksi vaan siirtyy myös käytäntöön.
Pilvipalvelu yritykselle tehostuu vasta, kun sitä osataan käyttää
Tehokas pilvipalvelu yritykselle on todellisuutta vasta siinä vaiheessa, kun yrityksen työntekijät ovat sitoutuneet uusiin valittuihin toimintatapoihin ja osaavat myös hyödyntää yhdessä sovittuja työtapoja sekä työkaluja omassa arjessaan. Ilman oikeanlaista ja asiakaskohtaisesti suunniteltua koulutusta, työskentely ja tiedonjakaminen pilvipalvelussa ei ole sujuvaa, sillä loppukäyttäjät tuhlaavat valtavasti aikaansa sekä tiedon jakamiseen että löytämiseen.
Pahimmassa tapauksessa pilvipalvelu jää käyttämättä tai sitä käytetään täysin väärällä tavalla, mikäli tarjolla on vanhoja, jo entuudestaan tuttuja työkaluja ja kanavia (esim. WhatsApp ja GSuite), joita työntekijät ovat tottuneet käyttämään. Ihminen on luonteeltaan laiska ja käyttää todennäköisemmin vaivattomampaa tapaa, eli sitä tuttua. Tästä syystä on hyvä ajaa alas palvelut toimijoilta, joista halutaan luopua.
Microsoftin tuottavuustyökaluja ovat mm. Teams, sähköposti, kalenteri, OneDrive, SharePoint, OneNote, To Do ja Planner. Jos ihmiset tietävät mitä ne ovat, miten ne toimivat ja miten niitä tulisi arjessa käyttää ja ne on myös otettu oikealla tavalla käyttöön, kasvaa organisaation ja yksilöiden tuottavuus väistämättä.
Eli tehokas pilvipalvelu yritykselle vaatii:
- oikeanlaisen asioiden suunnittelun
- käyttöönoton
- pelisääntöjen sopimisen
- hallitun jalkautuksen
- organisaation jokaisen käyttäjän koulutuksen
Pelkät työkalut ja tekniikka eivät yksinään riitä, vaan ihmisen tulee ymmärtää ja osata hyödyntää niitä, jotta pilvipalvelua voidaan hyödyntää tehokkaasti.
Microsoft 365 -lisenssin voi ostaa kuka tahansa ja mistä tahansa, mutta ilman kumppania jää puuttumaan mahdollisuus keskustella asiantuntijan kanssa ja mahdollisuus suunnitella ammattitaidolla pilvipalvelun käyttöönotto. Suomessa onkin 2,6 miljoonaa Microsoft 365 -käyttäjää ja suurin haaste pilvipalveluissa ovat käyttäjien puutteelliset käyttötaidot sekä riittämätön ymmärrys Microsoft-palveluiden moninaisista käyttömahdollisuuksista.
Yrityksen tulee vaatia kumppanilta kykyä ja näyttöjä kouluttaa organisaation kaikki käyttäjät käyttämään pilvipalveluitaan paremmin yhdessä suunnitellulla ja sovitulla tavalla. Tekniikan, palveluiden ja niiden ominaisuuksia kehittyessä jatkuvasti kannattaa myös säännölliseen, hyvin suunniteltuun ja jatkuvaan koulutukseen investoida.
Yrityksissä tietoa halutaan jakaa ja käyttää tehokkaammin. Tämä onnistuu käyttäjäkoulutuksella, jotta työkaluja hyödynnetään oikealla tavalla. Välillä se vaatii vain yhden oivalluksen, joka helpottaa päivittäistä työskentelyä. Jatkuva koulutus on avain tehokkuuteen.
Hyvä kouluttaja viestii selkeästi ja välttää jargonia. Koulutuksissa kerrotaan palveluiden käytöstä kunkin yrityksen viestintäprosessi huomioiden, rohkaistaan loppukäyttäjiä kokeilemaan palveluita rohkeasti ja näytetään aidossa 365-ympäristössä oivalluttaen parhaita käyttövinkkejä 365-sovellusten osalta. Koulutukset voidaan kohdistaa myös suoraan yrityksen kehitystä vaativaan kohtaan, jolloin käyttäjäkokemus ja työnkulku paranevat. Digikuu järjestää säännöllistä koulutusta ja sparrailua yrityksen tarpeen mukaan.
Yrityksen pilvipalvelu vapauttaa resursseja automatisoinnilla
Kun yritykselle on toteutettu hyvin suunniteltu pilvipalvelunkäyttöönotto ja henkilökunta saa tietoa mahdollisuuksista valjastaen ne käyttöönsä, on työskentely tietoturvallista, tehokasta ja ennen kaikkea helppoa ja mukavaa. Kun halutaan hyödyntää Microsoftin ekosysteemiä liiketoiminnassa perinpohjaisesti, voidaan kolmantena isona osa-alueena suunnitella ja ottaa käyttöön tiettyjen yksinkertaisten manuaalisten prosessien automatisointi. Tällaisia ovat yksinkertaiset, päivittäisessä arjessa useasti toistuvat rutiinit.
Hyödyntämällä asioiden automatisointia vapautetaan yrityksen ja sen työntekijöiden aikaa toteuttamalla rutiinitehtäviä automaattisesti. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi erilaiset poikkeamailmoitukset, uuden työntekijän perehdytykseen liittyvät toimenpiteet (laitteiden, käyttöoikeuksien yms. tilaukset), lomakkeiden täyttäminen ja tiedon automaattinen käsittely, sekä erilaiset hyväksyntäketjuprosessit (loma-anomukset, venepaikkojen varaukset, sopimushyväksynnät).
Työnkulkujen automatisointi Microsoftin ekosysteemin sisällä voidaan hoitaa hyödyntämällä Power Platforms -kokonaisuutta. Tässä ympäristössä yritys voi analysoida tietoja, kehittää ratkaisuja, automatisoida prosesseja ja luoda virtuaaliedustajia.
Tämä blogiartikkeli on koottu yhteistyönä VoiceLinkin ja Digikuun kanssa. VoiceLink ylläpitää yritysten IT-ympäristöjä. Digikuu vastaa Microsoft 365 -pilvipalveluiden käyttöönotosta sekä käyttäjien koulutuksesta. Yhdessä VoiceLink ja Digikuu tarjoavat kokonaisvaltaisesti toimivan ja tehokkaan IT-ympäristön yritykselle.
Ota yhteyttä, niin keskustellaan tuottavuuden, käytettävyyden ja toimivuuden kehityksestä ja merkityksestä liiketoiminnallesi.