Mihin Teamsia voidaan käyttää?
Teams on Microsoftin monipuolinen työkalu, jonka avulla käyttäjien yhteistyö sujuu mutkattomasti. Teams yhdistää ihmiset, sisällöt, työkalut ja puhelut niin työpaikoilla, kouluissa, harrastuksissa kuin mitä erilaisimmissa projekteissakin. Ei ole väliä aiotko tehdä yhteistyötä kollegan kanssa, joka on viereisessä huoneessa tai asiakkaan, joka on maailman toisella puolella – Teams mahdollistaa etätyöskentelyn.
Tiedon jakaminen on keskeinen osa nykypäivän yhteistyötä ja se lisääntyy koko ajan. Teams tarjoaakin tiedonjakamiseen monia ominaisuuksia, kuten keskustelu chatissa, mahdollisuus soittaa puheluita, järjestää kokouksia ja jakaa dataa. Microsoft Teams mahdollistaa yksittäisten keskusteluiden lisäksi ryhmäkeskustelut sekä tiedostojen samanaikaisen muokkaamisen reaaliajassa.
Asetusten ollessa kunnossa, onnistuu keskustelu helposti myös yli yritysrajojen, ulkopuolisille henkilöille. Tiesitkö, että voit yhdistää kaiken yrityksesi viestinnän yhteen paikkaan VoiceLinkin tarjoamalla Teams-palvelulla?
Teams merkitsee ihmisille eri asioita ja sitä voidaankin hyödyntää monilla tavoilla.
Teamsin käyttötapoja ovat:
- Puhelut toimipisteiden ja kollegoiden välillä
- Tiedottaminen ja tehtävien hallinta
- Datan jako ja hallinta
- Teams–palaverit
- Projektityöskentely
Teams uudet ominaisuudet – ota nämä käyttöön ja tehosta työskentelyäsi
Aika ajoin julkaistavat Teams uudet ominaisuudet ovat tärkeitä tehokkaan työskentelyn kannalta. Microsoft panostaa paljon Teamsin kehitykseen tällä hetkellä sekä tulevaisuudessa. Uusiin ominaisuuksiin kannattaa tutustua ja poimia sieltä käyttöön niistä itselleen sopivat. Täältä voit tutustua kaikkiin ominaisuuksiin. Tässä blogissa on nostettuina hyödylliset uudet ominaisuudet, joita suosittelen kokeilemaan.
Pienryhmähuoneiden hyödyntäminen
Mikäli kokouksessa on paljon osallistujia, kaikki saavat äänensä kuuluviin, kun hyödynnetään pienryhmähuoneita. Tätä ominaisuutta kannattaa hyödyntää esimerkiksi ideoinnissa tai oppitunneilla ryhmätehtävissä.
Kokouksen järjestäjä tai esittäjä voi jakaa kaikki osallistujat pienempiin ryhmiin ja ohjata heidät omiin tiloihinsa keskustelemaan ja tekemään yhteistyötä. Tämä voidaan toteuttaa kesken kokouksen tai jo ennen kokousta. Pienryhmätyöskentelylle voidaan määrittää myös aikaraja. Määritetyn ajan jälkeen pienryhmätilat sulkeutuvat ja osallistujat palautuvat takaisin kokoukseen. Lisätietoja ja ohjeita pienryhmien hyödyntämisestä löydät täältä.
Henkilön korostus
Yksi hyödyllisistä uusista ominaisuuksista, on useamman henkilön korostaminen kokouksessa. Tämä on kätevää esimerkiksi webinaareissa, joissa halutaan nostaa osallistujien näkyville useampi esittäjä.
Valokeilaan halutun henkilön päällä klikataan hiiren kakkospainikkeella ja valitaan Spotlight tai Lisää valokeila. Tämä tapahtuu kiinnittämällä esittäjän tai kokouksen järjestäjän toimesta halutun henkilön video tai profiilikuva niin, että se on kaikkien näkyvillä kokouksen ajan. Korostamisen saa pois samalla tapaa klikkaamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla sitten Lopeta korostus. Voit korostaa myös itsesi. Täältä pääset tutustumaan uuteen ominaisuuteen paremmin.
Keskustelun irroittaminen ikkunaan
Olemme varmasti kaikki mokanneet yhdessä asiassa: Kirjoittamamme kommentti on päätynyt vahingossa väärälle henkilölle. Teamsin uuden ominaisuuden myötä tämä kiusallinen moka on hieman helpompi välttää.
Nyt voit avata haluamasi keskustelut omiin irrallisiin ikkunoihinsa. Saat tehtyä tämän näppärästi Teamsin vasemmassa reunassa näkyvästä valikosta. Klikkaa keskustelun vieressä olevaan pientä nuolikuvaketta ”Avaa keskustelu ponnahdusikkunassa”.
Whiteboard
Tuntuuko joskus, ettet saa selitettyä haluamaasi asiaa tarpeeksi hyvin sanoilla? Nyt voit halutessasi myös piirtää asiat auki Teams-kokouksessa viestintäsi tehostamiseksi.
Microsoftin Whiteboard on Teamsissa käytettävä työkalu visuaaliseen yhteistyöhön ja ideointiin, johon kaikki puhelun jäsenet voivat osallistua. Whiteboardissa voidaan aloittaa yhteinen työskentely nopeasti hyödyntämällä jotain yli 40 valmiista pohjasta ja muokkaamalla niitä. Täällä voidaan yhdistää tekstiä, kuvia, muistilappuja, muotoja ja paljon muuta. Voit tutustua tähän työkaluun täältä.
Mikrofonin säätö
Jokaisella on varmasti kokemusta puheluista, joissa joku puhuu liian hiljaa tai taustalta kantautuva melu häiritsee keskustelua. Enää ei tarvitse käyttää turhaa aikaa äänen kanssa temppuiluun, nimittäin Microsoft on tuonut käyttäjille ominaisuuden, jolla Teams säätää mikrofonin herkkyyden automaattisesti. Saat tämän Teamsin uuden ominaisuuden käyttöösi valitsemalla Asetukset, Laitteet ja Säädä mikrofonin herkkyyttä automaattisesti.
Automaattinen tallennus
Oletko joskus ollut niin innoissasi kokouksessa, että unohdit tallentaa sen? Tästä ei tarvitse huolehtia enää, sillä Teamsin uuden ominaisuuden myötä kokoukset voidaan tallentaa automaattisesti. Saat ominaisuuden helposti käyttöön ennen kokousta, valitsemalla Kokousasetuksista Tallenna automaattisesti kohtaan Kyllä.
Teamsiin on mahdollista yhdistää myös VoiceRec for Teams -palvelu, jonka avulla laadukkaat tallenteet ovat nopeasti löydettävässä ja jaettavissa eteenpäin helppokäyttöisestä arkistosta, jossa data on säilötty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Puhelun laadun valvonta kokouksen aikana
Tökkiikö kuva tai ääni Teams–puhelun aikana? Voit tarkastella tietoja verkon, äänen, näytön jakamisen ja lähtevän videon laadusta Puhelun kunto -kohdasta, jonka löydät lisätoiminnoista kolmen pisteen takaa. Voit lukea lisää kuntotilaston tulkinnasta täältä.
Säännöllisellä koulutuksella Teams uudet ominaisuudet haltuun ja käyttöön
Teamsin uusia ominaisuuksia putkahtelee vähän väliä lisää, sillä Microsoft panostaa tällä hetkellä ja tulevaisuudessa suuria summia kyseisen työkalun kehitykseen. Se että Teams uudet ominaisuudet ovat tiedossasi, ei vielä yksinään tehosta työskentelyäsi tai ratkaise ongelmia. Valitse ominaisuuksista itsellesi ja yrityksellesi sopivimmat, tutustu niihin ja vie ne käytäntöön.
Yritys pysyy parhaiten mukana kehityksessä panostamalla säännöllisiin, esimerkiksi kvartaalittaisiin koulutuksiin, joissa uudet ominaisuudet voivat olla aiheena. Tämä parantaa käyttäjäkokemusta, jonka seurauksena työnkulku paranee. Jatkuva koulutus parantaa yrityksen tehokkuutta.
Haluatko kuulla lisää, miten voisit hyödyntää Teamsia paremmin? Ota yhteyttä, niin katsotaan.