Kirjautuminen Microsoft Teamsiin
Kirjautuminen sisään palveluun tapahtuu automaattisesti työpöytäsovelluksen kautta tai avaamalla palvelun selaimesta. Voit siis kirjautua sisään palveluun mistä tahansa tietokoneesta avaamalla sivun https://teams.microsoft.com selaimessasi.
Oma tila ja asetukset Teamsissa
Omia henkilökohtaisia asetuksiasi pääset muokkaamaan Teamsissä, kun klikkaat oikeasta yläkulmasta löytyvää nimikirjaimien (tai valokuvan) sisältävää kuvaketta.
Oman tilan voi määrittää itse manuaalisesti klikkaamalla tilan päällä olevaa nuolta ja valita haluamasi tilan. Valittavissa on viisi eri vaihtoehtoa, joista automaattisesti kytkeytyvät päälle seuraavat:
Varattu –tila kytkeytyy, kun sähköpostin kalenterissa on kalenterimerkintä meneillään.
Pois –tila kytkeytyy, kun kone lukitaan.
Klikkaamalla ”Määritä tilaviesti” -kohdasta, voit täsmentää esimerkiksi, milloin olet seuraavan kerran tavoitettavissa.
Asetuksien kautta voi myös:
- Valita sovelluksen teeman tai värimaailman
- Hallinnoida, miten Teamsiin saapuvat ilmoitukset näkyvät tietokoneella ja muissa sovelluksissa
Keskustelut Microsoft Teamsissä
Koko kanavan kanssa
Valitse vasemmalta valikosta tiimit ja valitse tiimin alta kanava, jota asiasi mahdollisesti koskee. Kirjoita viestisi tähän kanavaan ja paina lähetä.
Yhden tai useamman henkilön kesken
Valitse vasemmalta valikosta Chat ja klikkaa sitten yläriviltä kohdasta ”Uusi keskustelu.” Etsi haluamasi henkilö(t) tai ryhmä, joiden kanssa haluat aloittaa uuden keskustelun. Kirjoita viestisi ja paina lähetä.
Kokoukset
Teamsin kokoukset mahdollistavat reaaliaikaiset ääni- ja videopuhelut, sekä vaivattoman työpöydän jakamisen kokouksen osallistujien kesken. Voit aloittaa reaaliaikaisen video- tai äänipuhelun ja/tai näytön jakamisen Teams – sovelluksen sisältä.
Avaa chat –keskustelu ja valitse haluamasi toiminto oikealta ylävalikosta
Teamsin tiimit & kanavat
Tiimit koostuvat kanavista eli tiimin jäsenten välisistä keskustelu- ja tiedonjakoalueista. Kukin kanava on omistettu tietylle aiheelle, osastolle tai projektille.
Kanavat kunkin tiimin alla
Vakio kanavat ovat kaikkien teamsin tiimin jäsenten käytettävissä. Useimmat kanavat ovat vakio kanavia. Jos tarvitset tiettyä aihetta pienemmän tietyn käyttäjä ryhmän, voit käyttää yksityistä kanavaa. Vakio kanavat ovat avoimia kaikille jäsenille ja muut voivat hakea niitä. Yksityiset kanavat on tarkoitettu keskusteluille, jotka eivät ole avoimia kaikille jäsenille, joten sinut on kutsuttava liittymään yhteen, jotta voit tarkastella sitä tiimissä.
Tiimin kanavien sisältö
Teamsissa kaikki tiimiin tai kanaville lähetetyt tiedostot tallentuu kyseisen kanavan ”Tiedostot” / ”Files” -välilehdelle. Jos haluat luoda uuden tiedoston, joka on heti jaettu tiimille luomatta sitä erikseen Wordissa, PowerPointissa tai Excelissä, voit painaa suoraan ”Tiedostot” / ”Files” välilehdellä ”+ Uusi” / ”+ New” -painiketta.
Valmiita tiedostoja voit jakaa vetämällä ja pudottamalla tiedoston suoraan tiedostot-välilehdelle tai painamalla ”Lataa palvelimeen” / ”Upload”. Myös keskusteluun liitteeksi viemäsi tiedostot tallentuvat kaikille käytettäväksi tiedostot-välilehdelle.
Omistaja-, jäsen- ja vierasroolit eri kanavissa
Jokaisella kanavan jäsenellä on rooli, ja kullakin käyttäjällä on eri laajuiset käyttöoikeudet palveluun.
Omistajat
Tiimien omistajat hallitsevat tiettyjä tiimin asetuksia. He lisäävät ja poistavat jäseniä, lisäävät vieraita, muuttavat tiimin asetuksia ja käsittelevät hallinnollisia tehtäviä. Tiimissä voi olla useita omistajia.
Jäsenet
Jäsenet ovat tiimiin kuuluvia henkilöitä. He keskustelevat muiden tiimin jäsenten kanssa keskusteluissa. He voivat tarkastella ja yleensä ladata ja muokata tiedostoja. He tekevät myös tavanomaista yhteistyötä, jonka tiimin omistajat ovat sallineet.
Vieraat
Vieraat ovat organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä, joita tiimin omistaja kutsuu liittymään tiimiin, esimerkiksi yhteistyökumppaneita tai asiakkaita. Vieraat eivät voi käyttää kaikkia niitä ominaisuuksia, joita tiimin jäsenet tai omistajat voivat käyttää, mutta he voivat silti tehdä paljon.
Eli miksi Microsoft Teams?
Järkevästi suunniteltu tiimi- ja kanavarakenne vähentää sisäistä sähköpostitulvaa, jäsentelee tiedostoja sekä aiheen ympärillä käytäviä keskusteluja, kerää kokousmateriaalit ja tallenteet ne yhteen paikkaan tehokkaasti sekä parantaa yleisesti sisäistä tiedonkulkua. Ideaalitilanteessa valtaosa päivän työskentelystä tapahtuu suoraan Teamsistä käsin ilman, että kenenkään tarvitsee liikkua usean eri ohjelman välillä.
Teamsiin tulee jatkuvasti parannuksia ja uusia ominaisuuksia ja niistä voi lukea lisää Microsoft Teams Blog –sivustolta.
Sami Baggström
(09) 41 500 574
sami.baggstrom@voicelink.fi