Pilvipalvelun käyttö ketteröittää työntekoa, helpottaa datan jakamista ja säästää aikaa, kunhan pilveä osataan hyödyntää oikein. Kuntosalikorttikaan ei tuo käyttäjälleen tuloksia lompakossa, vaan sitä täytyy myös hyödyntää. Sama pätee pilvipalvelun käyttöön. Jos sinulla on liuta erilaisia ohjelmia saatavilla, mutta oikeastaan käytät vain sähköpostia, on selvää, että hukkaat rahaa.
Kun tiedät, mitä haluat, voidaan määrittää pilvipalvelut tarpeidesi mukaan. Tämä ei yksinään riitä, sillä parhaan hyödyn palveluista saat vasta, kun tunnet työkalut ja osaat hyödyntää niitä arjessasi. Kannattaa siis myös käyttää aikaa pilvipalveluun tutustumiseen, sillä se maksaa itsensä takaisin jouhevoittamalla työntekoa.
Mistä aloittaa pilvipalvelun käyttö?
Tarpeisiisi sopivan pilvipalvelun valinta
Pilvipalvelun käyttö aloitetaan valitsemalla pilvipalvelu. Jotta käyttöönotettava pilvipalvelu voidaan valita oikein, juuri sinulle sopivaksi, tulee kartoittaa, mitä tarpeita sinulla on. Jos pilvipalvelua käytetään yhdelle henkilölle ja tarvetta on lähinnä sähköpostille ja kalenterille, voi paras vaihtoehto olla Microsoftin Basic-paketti, jota käytetään nettiselaimella.
Sen sijaan, jos pilvipalvelulta vaaditaan esimerkiksi datan pysymistä EU:n tai Suomen rajojen sisäpuolella, halutaan arkea helpottavia työkaluja ja skaalautuvuutta liiketoiminnan mukana, kannattaa yrityksellä olla IT-talo yhteistyökumppanina. Osaava IT-ammattilainen auttaa valitsemaan, mitkä ovat aidosti sopivat ja tarpeelliset tuotteet asiakkaalle.
Pilvipalvelun käyttö tarjoaa tasavertaisemmat lähtökohdat, sillä nykyään myös yksityiset henkilöt ja pienet yritykset voivat ottaa käyttöön samanlaisia työkaluja, joita suuret yritykset hyödyntävät, sillä infraa ei tarvitse enää rakentaa itse. Näin ollen kustannukset jäävät kohtuullisiksi, jopa edullisiksi. Hintoja ja paketteja voit vertailla Microsoftin sivuilta.
Valitessa käyttöönotettavaa pilvipalvelua, pohdi ainakin seuraavia asioita:
- Tuleeko pilvipalvelu henkilökohtaiseen käyttöön vai yhteiskäyttöön monille ihmisille?
- Täytyykö data säilyttää Suomessa tai EU:ssa?
- Mitä työkaluja halutaan helpottamaan arkea?
- Halutaanko käyttöön selaimella toimivat ohjelmistot vai päätelaitteelle asennettavat?
- Onko tarvetta tietoturvalle ja laitteiden hallinnalle?
Pilvipalvelun käyttöönotto
Yksinkertaisimmillaan pilvipalvelun käyttöönotto onnistuu kirjautumalla palveluun. Jos halutaan ottaa käyttöön Microsoftin pilvipalvelut täysmittaisesti, tarvitaan kumppani, joka ottaa alustan käyttöön – tai IT-ammattilainen, joka ottaa kaikki palvelut käyttöön. Yrityksillä on usein yhteistyökumppanina IT-talo, joka hallinnoi ja operoi palveluita.
Pilvipalvelun käyttö tehostuu kouluttamalla
Sopiva pilvipalvelu on nyt valittu ja otettu käyttöön. Sitten vain aloitetaan pilvipalvelun käyttö ja kaikki on yhtäkkiä hurjasti tehokkaampaa – ei aivan. Toki näin voi toimia, mutta tehokkaampaa ja järkevämpää on perehdyttää loppukäyttäjä ja aloittaa käyttöönottokoulutuksella.
Aito kiinnostus tehdä omaa työtä tehokkaammin vie pitkälle. Saadaksesi parhaat hyödyt pilvipalvelustasi ja siihen kuuluvista työkaluista, tutustu niihin rohkeasti. Saat varmasti lisää työkaluja arkeen ja tekemiseen.
Kaikkea ei tarvitse kuitenkaan opetella itsenäisesti. Tehokkaan startin pilvipalveluiden käyttöön niin itsellesi kuin koko yritykselle, saat ammattilaisen järjestämistä koulutuksista. Kouluttautumalla säästät aikaa ja opit heti toimivat ja tehokkaat käytännöt.
VoiceLinkin ja Digikuun koulutukset 2021:
- 26.10. Teams asiakkaidenhallinnassa, miten asiakkuuksia hoidetaan Teamsin avulla
- 9.11. Microsoft 365 tutuksi!
- 23.11. Windows 10 tehokäyttöön! Käyttövinkkejä laidasta laitaan joiden avulla säästyy aikaa ja vaivaa.
- 14.12. Teams ja Fiksu kokoustaminen!
Täältä voit tutustua koulutuksiin tarkemmin ja ilmoittautua mukaan.
Pilvipalvelun käyttö on tehokasta ja monipuolista työkalujen avulla
Onko sinulla käytössäsi Microsoft-pilvipalvelu? Ota siitä kaikki irti ja testaa ainakin nämä sovellukset, joilla sujuvoitat työskentelyäsi.
Teams: Hoida yhdestä paikasta puhelut, videopuhelut, yhteistyö, tiedostojen jakaminen ja kokouskutsut.
Planner: Hallitse tehtäviä ja organisoi tiimityötä visuaalisten työkalujen avulla. Jos käytössäsi on Microsoft 365, ei kannata maksaa erikseen esimerkiksi Trellosta, sillä Planner ajaa saman asian.
To Do -listat: Pysy kartalla kaikista tehtävistäsi, olitpa sitten puhelimella tai tietokoneella, yksin tai tiimissä.
OneNote: Luo muistikirjoja, joissa kaikki asiat pysyvät tallessa ja ajan tasalla kaikilla laitteillasi. Järjestele muistiinpanot, piirrä, lisää tunnisteita, hyödynnä eri medioita ja jaa halutessasi perheelle tai kollegoille.
OneDrive: Älykäs tiedostosovellus, jolla suojaat työsi. Sopii niin varmuuskopiointiin, pilvitallennustilaksi kuin tiedostojen jakamiseen. Yhdistää kaikki tiedostosi Microsoft 365:sta.
SharePoint: Yrityksen oma intranet, joka toimii saumattomasti mobiilissa, PC:llä ja Macilla. Jaa ja hallitse sisältöjä, tietoa ja sekä sovelluksia.
Whiteboard: Digitaalinen yhteistyöalusta, jolla tuot visuaalisesti esiin ideasi. Voit lisätä tekstiä, piirustuksia ja kuvia. Ryhmässä kaikki voivat työskennellä saman kokonaisuuden parissa yhtä aikaa. Kokeile ideointiin ja etäoppimisen tueksi.
Bookings: Automatisoitu varauskalenteri, jonka saat näkymään myös verkkosivuillasi. Vietä vähemmän aikaa puhelimessa ja enemmän aikaa asiakkaidesi kanssa.
MyAnalytics: Seuraa työtäsi ja ajankäyttöäsi, jotta voit kehittää työtapojasi ja kiinnittää huomiota myös hyvinvointiin.
Haluatko lisätietoja? Ota yhteyttä, niin katsotaan millainen pilvipalvelu sopisi tarpeisiisi.