SharePoint-intran hinta on kysymys, joka nousee esiin lähes jokaisessa yrityksessä, kun intranet-hanketta aletaan suunnitella. Kokonaiskustannukset voivat vaihdella muutamasta tuhannesta eurosta kymmeniin tuhansiin sen mukaan, miten laajasta toteutuksesta on kyse. Jotta budjetti osataan mitoittaa oikein, on tärkeää ymmärtää, mistä eri kustannuserät muodostuvat ja mitkä tekijät niihin eniten vaikuttavat.
SharePoint-intran kustannukset jakautuvat tyypillisesti kolmeen pääalueeseen: lisensseihin, toteutustyöhön ja jatkuvaan ylläpitoon. Näiden painoarvo vaihtelee yrityksen koon, tarpeiden ja valitun toteutustavan mukaan. Seuraavassa käydään läpi jokainen osa-alue käytännönläheisesti.
Lisenssit, toteutus vai ylläpito – mikä maksaa eniten?
Monessa yrityksessä SharePoint on jo käytössä osana Microsoft 365 -lisenssiä, jolloin erillisiä lisenssikustannuksia ei välttämättä synny lainkaan. Microsoft 365 -tilaus sisältää SharePointin käyttöoikeuden, joten jos organisaatiolla on jo voimassa oleva sopimus, intranet voidaan rakentaa olemassa olevan lisenssin päälle ilman lisäkuluja tältä osin.
Suurin yksittäinen kustannuserä on lähes poikkeuksetta toteutustyö. Räätälöidyn intran suunnittelu, rakentaminen ja käyttöönotto vaativat asiantuntijatyötä, jonka hinta määräytyy projektin laajuuden ja monimutkaisuuden mukaan. Ylläpitokustannukset puolestaan ovat usein jatkuva, tasainen kuluerä, joka koostuu teknisestä tuesta, päivityksistä ja sisällönhallinnan avusta. Pitkällä aikavälillä ylläpito voi nousta merkittäväksi kokonaisuudeksi, vaikka kuukausittainen summa tuntuisi pieneltä.
Toteutuksen laajuus vaikuttaa hintaan eniten
SharePoint-toteutuksen hinta määräytyy ennen kaikkea sen perusteella, mitä intran halutaan tekevän ja miltä sen halutaan näyttävän. Yksinkertainen, vakiopohjille rakennettu intranet on huomattavasti edullisempi kuin täysin räätälöity ratkaisu, jossa on monimutkaisia integraatioita muihin järjestelmiin.
Tekijät, jotka kasvattavat toteutuksen kustannuksia
- Räätälöity visuaalinen ilme vaatii enemmän suunnittelu- ja kehitystyötä kuin valmiit teemat
- Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten HR-ohjelmistoon tai asiakkuudenhallintaan, lisäävät teknistä työtä merkittävästi
- Käyttäjämäärä ja rakenne vaikuttavat siihen, kuinka laajoja käyttöoikeusratkaisuja tarvitaan
- Sisällönsiirto vanhoista järjestelmistä on usein aliarvioitu työvaihe
- Koulutus ja käyttöönottotuki ovat investointi, joka maksaa itsensä takaisin nopeamman omaksumisen kautta
Intranet-kustannukset pysyvät hallinnassa, kun toteutuksen laajuus määritellään selkeästi ennen projektin aloittamista. Hyvä nyrkkisääntö on aloittaa tärkeimmistä toiminnallisuuksista ja laajentaa myöhemmin, sen sijaan että yritetään rakentaa kaikki kerralla.
Piilokulut, jotka yllättävät SharePoint-projekteissa
SharePoint-intran kustannukset eivät aina näy etukäteen kokonaan, ja juuri piilokulut ovat se tekijä, joka saa budjetin ylittymään. Näihin kannattaa varautua jo projektin suunnitteluvaiheessa.
Yksi yleisimmistä yllättäjistä on projektin laajuuden kasvu eli niin sanottu scope creep. Kun toteutus etenee, syntyy uusia ideoita ja toiveita, jotka lisäävät työmäärää. Toinen usein unohdettu kuluerä on sisällöntuotanto: intranet tarvitsee laadukasta sisältöä toimiakseen, ja sen tekeminen vie aikaa ja resursseja. Myös henkilöstön perehdyttäminen uuteen järjestelmään vaatii panostusta, joka ei aina näy alkuperäisessä budjettiarviossa.
Teknisellä puolella yllätyksiä voivat tuoda vanhan datan siirtäminen, eri selaimien ja laitteiden yhteensopivuuden varmistaminen sekä tietoturvavaatimusten täyttäminen. Lisäksi, jos organisaation Microsoft 365 -ympäristö ei ole alun perin kunnossa, sen siistiminen ennen intran rakentamista voi lisätä kustannuksia.
Milloin ulkoistettu IT-kumppani on kustannustehokkain valinta?
Oman IT-tiimin resurssit ovat useimmissa yrityksissä rajalliset, ja SharePoint-toteutus vaatii erityisosaamista, jota ei välttämättä löydy talon sisältä. Tällöin ulkoistettu IT-kumppani voi olla selvästi kustannustehokkaampi vaihtoehto kuin pitkä oppimisprosessi tai kallis rekrytointi.
Kokenut kumppani tunnistaa sudenkuopat ennen kuin ne ehtivät kasvaa ongelmiksi, osaa mitoittaa toteutuksen oikein ja auttaa välttämään turhat lisäkustannukset. Meillä VoiceLinkillä autamme yrityksiä rakentamaan SharePoint-intran, joka vastaa juuri heidän tarpeitaan, ja huolehdimme myös siitä, että Microsoft 365 -ympäristö on kokonaisuudessaan kunnossa ennen käyttöönottoa.
Ulkoistettu IT-palvelu tuo myös ennakoitavuutta kustannuksiin: sovittu yhteistyömalli tarkoittaa, että tuki ja ylläpito ovat selkeästi hinnoiteltuja eikä yllättäviä laskuja synny. Kun SharePoint-käyttöönoton hinta on tiedossa etukäteen ja projekti etenee suunnitellusti, yritys voi keskittyä siihen, mikä on tärkeintä eli liiketoimintansa kehittämiseen.
