Syksy on monelle yritykselle luonteva hetki arvioida IT-laitekannan tilaa. Kesälomat ovat takana, uusi budjettivuosi häämöttää ja henkilöstö palaa töihin odottaen, että työvälineet toimivat. Juuri tällä hetkellä yrityksen työasemien uusiminen nousee usein asialistalle, mutta projekti jää helposti kesken tai viivästyy, jos suunnittelu on puutteellista. Hyvin valmisteltu työasemaprojekti sen sijaan sujuu nopeasti ja ilman turhia katkoja arkeen.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä kannattaa lähteä liikkeelle, kun yrityksen tietokoneiden uusiminen on ajankohtaista, ja miten projekti saadaan maaliin hallitusti.
Laitekannan kartoitus ennen hankintapäätöstä
Ennen kuin yhtään laitetta tilataan, on tiedettävä tarkasti, mitä on jo olemassa. Laitekartoitus tarkoittaa käytännössä ajantasaisen inventaarion tekemistä: kuinka monta työasemaa yrityksessä on, minkä ikäisiä ne ovat, mille käyttäjille ne on luovutettu ja mihin käyttötarkoituksiin ne soveltuvat.
Kartoitusvaiheessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti laitteiden ikään ja suorituskykyyn. Yleinen nyrkkisääntö on, että yli neljä tai viisi vuotta vanhat työasemat alkavat hidastua ja niiden tietoturvatuki voi olla päättymässä. Samalla on hyvä selvittää, onko eri työtehtävissä erilaiset laitteistovaatimukset, esimerkiksi graafisessa suunnittelussa tai etätyössä käytettävät koneet poikkeavat usein toimistotyön perustyöasemasta.
Kartoituksen pohjalta syntyy selkeä kuva siitä, kuinka monta laitetta todella tarvitsee uusia, ja mitkä voivat vielä odottaa seuraavaan kierrokseen. Tämä tieto on välttämätön pohja kaikkiin seuraaviin vaiheisiin liittyville päätöksille.
Aikataulu, budjetti ja hankintamalli – kolme päätöstä, jotka ratkaisevat
Kun laitekanta on kartoitettu, edessä on kolme konkreettista päätöstä, jotka määrittävät koko projektin kulun: milloin laitteet otetaan käyttöön, paljonko rahaa käytetään ja miten laitteet hankitaan.
Aikataulu
Syksyn IT-laitteiden uusiminen kannattaa ajoittaa niin, että käyttöönotto ei osu kiireisimpiin tuotantoviikkoihin. Hyvä tavoite on saada laitteet asennettua ennen vuoden loppukvartaalin ruuhkahuippua. Realistinen aikataulu ottaa huomioon toimitusajat, asennustyön ja mahdollisen käyttäjäkoulutuksen.
Budjetti ja hankintamalli
Perinteinen laitteiden osto sitoo pääomaa kerralla ja jättää yritykselle vastuun laitteiden kierrätyksestä käyttöiän lopussa. Vaihtoehto tälle on hankkia laitteet palveluna, jolloin kustannukset jakautuvat tasaisesti kuukausittaisiksi eriksi ja budjetointi helpottuu merkittävästi. Meillä VoiceLinkillä laitepalvelu kattaa laitteiden lisäksi asennuksen, ylläpidon ja jatkuvan IT-tuen kiinteällä kuukausihinnalla, ilman piilokustannuksia tai yllätyksiä.
Kattavan valmistajayhteistyömme ansiosta saamme asiakkaillemme markkinoita edullisemmat hinnat. Tämä tarkoittaa, että laitepalvelun kautta hankittu kalusto voi olla huomattavasti kilpailukykyisempi vaihtoehto kuin perinteinen osto tai leasing.
Käyttöönotto ilman katkoja tuotantoon
Onnistunut tietokoneiden uusiminen yritykselle ei pääty laitteiden tilaukseen, vaan ratkaiseva vaihe on käyttöönotto. Huonosti suunniteltu käyttöönotto voi aiheuttaa tuntien tai jopa päivien katkoja yksittäisen työntekijän työskentelyyn.
Käyttöönotto sujuu parhaiten, kun laitteet toimitetaan valmiiksi esiasennettuina ja konfiguroituina. Tämä tarkoittaa, että tarvittavat ohjelmistot, tietoturvakäytännöt ja verkkoyhteydet on asetettu ennen kuin laite luovutetaan käyttäjälle. Näin siirtymä vanhasta uuteen koneeseen kestää käyttäjän näkökulmasta vain minuutteja.
Myös vanhojen laitteiden hallittu poistaminen käytöstä on osa onnistunutta projektia. Tietojen turvallinen pyyhkiminen ja laitteiden asianmukainen kierrätys ovat vastuita, jotka on hyvä sopia etukäteen selkeästi.
Milloin ulkoistettu IT-kumppani kannattaa ottaa mukaan?
Pienessä tai keskisuuressa yrityksessä ei useinkaan ole sisäistä IT-osastoa, joka ehtisi hoitaa laajemman työasemaprojektin oman työn ohella. Mutta myös isommissa organisaatioissa ulkoistettu kumppani tuo lisäarvoa erityisesti silloin, kun uusiminen koskee useita kymmeniä laitteita tai kun projekti pitää saada maaliin nopeasti.
Ulkoistettu IT-palvelu kantaa vastuun projektin kokonaisuudesta: kartoituksesta ja hankintasuosituksista aina asennukseen, käyttäjätukeen ja laiterekisterin ylläpitoon. Tämä vapauttaa yrityksen johdon ja henkilöstön keskittymään omaan ydintyöhönsä sen sijaan, että aikaa kuluu IT-asioiden selvittelyyn.
Jos yrityksen työasemat ovat jo nyt epätasaista ikää tai laitekanta on kasvanut hallitsemattomasti vuosien varrella, nyt on oikea hetki ottaa asia haltuun. Ota yhteyttä ja sovitaan maksuton tarvekartoitus, jossa käymme yhdessä läpi tilanteenne ja rakennamme teille sopivimman ratkaisun.
