Microsoft Copilot on muuttanut tapaa, jolla suuryritykset hyödyntävät tekoälyä arjen työtehtävissä. Se tiivistää kokouksia, kirjoittaa sisältöä ja analysoi dataa nopeudella, jota ihminen ei pysty yksin saavuttamaan. Mutta ennen kuin Copilot yrityskäytössä otetaan laajamittaisesti käyttöön, on syytä pysähtyä kysymään: mitä tietoturvasta todella pitää ymmärtää? Tekoäly ei luo uusia tietoturva-aukkoja tyhjästä, mutta se voi suurentaa jo olemassa olevia ongelmia merkittävästi.

Microsoft 365 Copilot toimii suoraan organisaation omassa datassa, mikä tekee siitä poikkeuksellisen tehokkaan työkalun. Samasta syystä tietoturvan ja käyttöoikeuksien hallinta nousee kriittiseksi kysymykseksi ennen käyttöönottoa. Tutustu tietoturvapalveluihimme ja varmista, että yrityksesi IT-ympäristö on valmis tekoälyaikaan.

Miten Copilot käsittelee yrityksen tietoja

Microsoft 365 Copilot ei toimi erillisessä siilossa, vaan se hakee tietoa suoraan organisaation Microsoft 365 -ympäristöstä. Tämä tarkoittaa pääsyä sähköposteihin, Teams-viesteihin, SharePoint-dokumentteihin, kalentereihin ja muihin yrityksen tietovarastoihin. Copilot noudattaa käyttäjän omia käyttöoikeuksia, eli se näkee ja käsittelee vain sen datan, johon kyseisellä käyttäjällä on pääsy.

Tämä on oleellinen yksityiskohta Microsoft Copilot tietoturvan kannalta: järjestelmä ei luo uusia pääsyoikeuksia, mutta se tekee olemassa olevien oikeuksien hyödyntämisestä huomattavasti tehokkaampaa ja nopeampaa. Jos käyttäjällä on pääsy arkaluonteisiin tiedostoihin, Copilot voi tiivistää, referoida tai jakaa niiden sisältöä vaivattomasti. Tietojen käsittely tapahtuu Microsoftin pilvi-infrastruktuurissa, eikä käyttäjädataa käytetä mallien kouluttamiseen ilman organisaation suostumusta.

Tietoturvariskit, jotka syntyvät liian laajista käyttöoikeuksista

Yksi yleisimmistä ongelmista suuryrityksissä on niin sanottu käyttöoikeuksien ryöstäytyminen, eli tilanne, jossa käyttäjille on kertynyt vuosien varrella laajemmat oikeudet kuin heidän tehtäviensä hoitaminen edellyttäisi. Tämä on ollut hallittavissa oleva riski perinteisessä työskentelyssä, mutta Copilot tietoturva muuttaa yhtälön. Tekoäly voi löytää ja referoida arkaluonteisia dokumentteja sekunneissa, jolloin yksittäinen liian laaja käyttöoikeus voi paljastaa tietoa, joka ei alun perin ollut tarkoitettu kyseiselle henkilölle.

Tyypillisiä riskitilanteita ovat muun muassa:

• Vanhat projektiryhmät, joiden SharePoint-sivustoille pääsy ei ole koskaan poistunut
• Yhteiset sähköpostilaatikot tai kansiot, joissa on laaja lukuoikeus koko organisaatiolle
• Henkilöstöhallinnon tai talouden dokumentit, joita ei ole suojattu asianmukaisilla käyttöoikeusrajoituksilla
• Vanhojen työntekijöiden jäljelle jääneet käyttöoikeudet, joita ei ole peruutettu

Tekoäly ei tee harkintapäätöksiä tiedon sensitiivisyydestä, vaan toimii mekaanisesti käyttöoikeuksien puitteissa. Siksi organisaation on itse huolehdittava siitä, että oikeuksia myönnetään vain tarpeellisessa laajuudessa.

Käyttöoikeudet ja tietohallinto kuntoon ennen käyttöönottoa

Ennen Copilot-käyttöönottoa on tärkeää tehdä järjestelmällinen läpikäynti organisaation käyttöoikeuksista ja tietorakenteista. Tätä kutsutaan tietohallinnoksi tai englanniksi data governanceksi, ja se on perusta, jonka varaan turvallinen tekoälykäyttö rakennetaan.

Käytännön toimenpiteitä, jotka kannattaa tehdä ennen käyttöönottoa:

1. Kartoita nykyiset käyttöoikeudet ja poista tarpeettomat pääsyt SharePointiin, OneDriveen ja muihin tietovarastoihin.
2. Luokittele arkaluonteiset tiedot käyttämällä Microsoftin tietosuojaominaisuuksia, kuten sensitivity labeleita.
3. Tarkista ulkoisten käyttäjien oikeudet ja varmista, etteivät kumppanit tai alihankkijat pääse käsiksi tarpeettomaan dataan.
4. Määrittele selkeät käytännöt sille, miten Copilotia saa käyttää ja millaisia tietoja sen kautta voidaan käsitellä.
5. Kouluta käyttäjät ymmärtämään tekoälyn toimintalogiikka ja vastuullinen käyttö.

Tietohallinnon kuntoon laittaminen ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Organisaatioiden, joissa käyttöoikeuksia ei ole koskaan systemaattisesti siivottu, kannattaa varata tähän riittävästi aikaa ennen Copilotin laajempaa käyttöönottoa.

Miten VoiceLinkin tietoturvapalvelut auttavat yrityksiä?

Copilot-käyttöönotto on parhaimmillaan silloin, kun se tehdään hallitusti ja tietoturva edellä. Me Voicelinkillä autamme suuryrityksiä varmistamaan, että Microsoft 365 -ympäristö on tietoturvallisesti valmis ennen kuin tekoäly otetaan käyttöön. Pitkä kokemus IT-ympäristöjen hallinnasta ja syvällinen osaaminen Microsoftin ekosysteemistä tarkoittavat, että osaamme tunnistaa riskit, joita organisaatio ei itse välttämättä havaitse.

Tietoturvapalvelumme kattavat koko käyttöönoton elinkaaren:

• Nykyisen Microsoft 365 -ympäristön tietoturva-auditointi ennen Copilot-käyttöönottoa
• Käyttöoikeuksien kartoitus ja siivous yhteistyössä IT-hallinnon kanssa
• Tietojen luokittelun ja sensitivity label -politiikkojen käyttöönotto
• Käyttäjäkoulutus vastuulliseen tekoälykäyttöön
• Jatkuva tietoturvan seuranta ja ennakoiva suojaus

Kokonaisvaltainen lähestymistapamme kattaa toimistokäyttäjät, etätyöntekijät ja kansainväliset tiimit. Tietoturva ei ole meille yksittäinen projekti, vaan jatkuva kumppanuus. Tutustu tietoturvapalveluihimme ja katso, miten autamme organisaatiotasi suojaamaan tietosi tekoälyaikana.

Haluatko arvioida yrityksesi valmiuden Copilot-käyttöönottoon? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin kartoitamme yhdessä tilanteenne ja rakennamme tietoturvallisen polun eteenpäin.