Yrityksen IT-ympäristö kasvaa usein pala palalta: ensin hankitaan yksi ohjelmisto, sitten toinen toimittaja hoitaa laitteet, kolmas vastaa tietoturvasta. Ennen pitkää IT-hallinta on hajautunut useille eri tahoille, eikä kukaan näe kokonaisuutta. Toisaalta jotkut yritykset tekevät tietoisen valinnan ja keskittävät kaiken yhdelle IT-kumppanille. Kumpi malli palvelee yritystä paremmin?

Vastaus riippuu yrityksen koosta, tarpeista ja siitä, kuinka paljon sisäisiä resursseja IT-hallintaan on käytettävissä. Tässä artikkelissa käydään läpi molempien mallien todelliset vaikutukset arjen IT-palveluun ja autetaan tunnistamaan, mikä ratkaisu sopii juuri teidän yrityksellenne.

Mitä monen toimittajan malli tarkoittaa käytännössä

Monen IT-toimittajan malli tarkoittaa, että yritys ostaa eri IT-palvelut erikseen eri tarjoajilta. Laitteet tulevat yhdeltä, ohjelmistot toiselta, tietoturvapalvelut kolmannelta ja tuki neljänneltä. Kuulostaa joustavalta, mutta käytännössä koordinointivastuu jää yritykselle itselleen.

Kun ongelma ilmenee, alkaa helposti syyttelyn kehä: laitetoimittaja osoittaa ohjelmistotoimittajaan, ohjelmistotoimittaja takaisin laitetoimittajaan. Tänä aikana yrityksen työntekijät odottavat ratkaisua. IT-ympäristön kokonaiskuva puuttuu, jolloin myös ennakoiva kehitys ja tietoturvapäivitysten hallinta vaikeutuvat merkittävästi.

Hallinnollinen taakka kasvaa myös sopimustasolla. Useita toimittajasopimuksia täytyy seurata, uusia, neuvotella ja reagoida päättyviin sopimuksiin. Tämä vie aikaa, joka olisi paremmin käytetty itse liiketoiminnan kehittämiseen.

Yhden IT-kumppanin hyödyt yritykselle

Yksi vastuullinen IT-kumppani tarjoaa selkeän kokonaisnäkymän yrityksen koko IT-ympäristöön. Kun sama taho vastaa laitteista, tuesta, tietoturvasta ja kehityksestä, ongelmat ratkaistaan nopeammin eikä vastuuta siirretä osapuolelta toiselle.

Ulkoistettu IT toimii parhaimmillaan proaktiivisesti: kumppani seuraa ympäristöä jatkuvasti, tunnistaa riskit ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi ja pitää järjestelmät ajan tasalla. Tämä ennaltaehkäisevä ote suojaa liiketoiminnan jatkuvuutta ja vähentää kalliiden häiriöiden todennäköisyyttä.

Meillä VoiceLinkillä yrityksen IT-hallinta alkaa aina alkukartoituksella, jonka pohjalta rakennetaan kokonaisratkaisu juuri kyseisen yrityksen tarpeisiin. Asiakas saa yhden yhteyshenkilön, jonka kanssa asiat etenevät ilman jonottamista tai tiketöintiä. Tämä henkilökohtainen palvelumalli on erityisen arvokas silloin, kun IT-ongelma iskee kesken kiireisen työpäivän.

Milloin useat toimittajat voivat olla perusteltuja

Monen toimittajan malli voi olla perusteltu tietyissä tilanteissa. Jos yrityksellä on vahva sisäinen IT-tiimi, joka pystyy koordinoimaan eri toimittajia ja hallitsemaan kokonaisuutta, hajautettu malli voi tarjota joustoa erityisosaamisen hankkimisessa.

Suuret organisaatiot, joilla on erityisiä toimialakohtaisia vaatimuksia, saattavat tarvita erikoistuneiden toimittajien palveluita tietyillä osa-alueilla. Tällöinkin on tärkeää, että jollakin taholla on selkeä kokonaisvastuu IT-ympäristöstä, jottei koordinaatio jää roikkumaan.

Pienille ja keskisuurille yrityksille monen toimittajan malli on harvoin kustannustehokas. Koordinointiin kuluva aika ja lisääntyvä hallinnollinen työ syövät nopeasti sen hyödyn, jonka yksittäiset erikoistoimittajat tuovat mukanaan.

Näin valitset yrityksellesi sopivan IT-mallin

Oikean IT-mallin valinta lähtee liikkeelle rehellisestä arviosta yrityksen nykytilanteesta. Keskeisiä kysymyksiä ovat: kuinka paljon sisäistä IT-osaamista yrityksessä on, miten paljon aikaa johto voi käyttää IT-hallintaan ja kuinka kriittistä IT:n toimivuus on päivittäiselle liiketoiminnalle.

Jos vastaukset osoittavat, ettei yrityksessä ole resursseja tai osaamista IT-kokonaisuuden hallintaan, ulkoistettu IT-palvelu yhdeltä kumppanilta on selkein ratkaisu. Se vapauttaa johdon keskittymään liiketoiminnan kehittämiseen ja takaa, että IT-ympäristö kehittyy suunnitelmallisesti.

• Arvioi sisäinen osaaminen: onko yrityksessänne henkilöitä, jotka voivat koordinoida useita IT-toimittajia?
• Laske kokonaiskustannukset: huomioi myös koordinointiin ja hallintoon kuluva aika, ei pelkästään palveluiden hinnat
• Mieti kasvunäkymät: skaalautuuko valittu malli, kun yritys kasvaa?
• Tarkista tietoturvatarpeet: hajautetussa mallissa tietoturvan kokonaishallinta on selvästi haastavampaa

Paras lähtökohta päätöksenteolle on IT-ympäristön kartoitus, jossa selvitetään, mitä palveluita on jo käytössä, mitkä toimivat hyvin ja missä on kehittämisen varaa. Tämän pohjalta on helpompi arvioida, kannattaako kokonaisuus koota yhden kumppanin alle vai onko hajautetulle mallille todellista perustetta. Oikea IT-kumppani auttaa tekemään tämän arvion puolueettomasti ja rakentamaan ratkaisun, joka palvelee yritystänne pitkällä tähtäimellä.